Siap Akreditasi A, Untan Terapkan E-Office

Siap Akreditasi A, Untan Terapkan E-Office

Sebagai kampus yang sedang mempersiapkan diri menuju akreditasi A, perlahan namun pasti, Universitas Tanjungpura (Untan) telah menerapkan E-Office sebagai sistem aplikasi pendukung multifungsi pada institusi Untan. Prinsip utama E-Office adalah untuk meningkatkan efisiensi proses kinerja dan konektivitas antara Rektor dan jajarannya.

Rektor Untan, Prof. Dr. H. Thamrin Usman, DEA menuturkan, E-Office akan dioptimalkan untuk mengintegrasikan data dan informasi. Dalam hal ini, alur disposisi atau alur surat masuk dan surat keluar, masih bersifat konvensional yakni masih menggunakan manual atau menggunakan kertas. Sehingga ada kelemahan dalam sistem manual ini, kelemahannya yakni bersifat lama dan dengan menggunakan kertas maka bayarannya tinggi.

“Untan masuk ke wilayah E-Office, dengan mengubah pola konvensional tersebut. Harapannya ada keuntungan yang kita peroleh, yakni cepat, tidak menggunakan kertas artinya low cost, bukan high cost, kemudian terdokumentasi dengan baik,” katanya, Kamis (5/10).

“Inilah yang terus kita dorong, sehingga nanti, ketika ada surat masuk ditujukan ke Rektor, maka Rektor akan mendisposisikan melalui handphone kepada jajarannya. Dengan demikian, setiap orang di institusi Untan bisa memandang surat yang masuk, serta sudah mengetahui rekam jejak posisi surat tersebut,” jelasnya.

Rektor Untan menuturkan, sebenarnya sudah memulai sistem E-Office tersebut. Cuma Untan terus ingin memperbaiki ketidaknyaman yang ditemukan, dalam fase uji coba ini. Misalnya, belum bisa full online. Kemudian, tidak bisa membedakan apakah ada surat masuk atau tidak. Oleh sebab itu, Untan akan mempersiapkan suatu perangkat aplikasi yang berbasis android, sehingga nanti kalau surat yang masuk ke E-Office Untan akan ketahuan dengan adanya tanda-tanda tertentu.

“Ini yang terus kami perbaiki, oleh sebab itu, nanti dalam waktu dekat, manakala sistem IT nya sudah oke, maka saya akan perintahkan semua menerapkan E-Office. Barangsiapa yang tidak masuk dalam sistem ini, maka konsekuensinya adalah surat dari mereka tidak pernah saya disposisikan secara manual,” pungkasnya.

Dilain tempat, kepala UPT. TIK Untan, Herry Sujaini mengatakan “Saat ini UPT.TIK telah melakukan safari ke fakultas-fakultas yang ada di Untan untuk mengadakan instalasi, pelatihan, dan simulasi penggunaan e-office Untan berbasis web dan android kepada dekan dan jajarannya. Jika fakultas sudah siap, maka selanjutnya penggunaan e-office akan dilanjutkan sampai ke tingkat Universitas”.

“Insya Allah dalam waktu dekat, surat yang ditujukan ke Rektor dalam hitungan menit, bahkan detik sudah akan sampai ke tangan rektor, dan jika diperlukan disposisi, maka penerima disposisi juga akan menerimanya dalam hitungan menit. Begitu juga pada tingkat fakultas dan unit-unit yang ada di Untan. Selain itu, surat yang didisposisikan akan bisa dilacak sudah sampai dimana dan kapan sudah dibaca oleh penerima disposisi”, lanjutnya.

eofficemipa

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *